Mitarbeiterfluktuation – Chancen und Folgen für Angestellte

Während des Fluktuationsprozesses werden Leistungen von abgehenden Arbeitnehmern vom restlichen Team übernommen. Mit jedem ausscheidenden Kollegen geht nicht nur Arbeitskraft, sondern auch Know-how für das Team verloren. Wenn Experten sich verabschieden, stehen alle anderen Mitarbeiter also vor besonderen Herausforderungen. Auf Dauer kann der zusätzliche Druck den Workflow und die Stimmung am Arbeitsplatz belasten. Abläufe geraten während der Übergangsphasen möglicherweise ins Stocken. Im schlimmsten Fall können spezielle Maßnahmen ohne passenden Experten gar nicht durchgeführt werden und die Firmenstrategie wird gänzlich umgeplant. Mitarbeiterinitiierte Fluktuation kann außerdem für Unsicherheiten im Team sorgen. Kollegen stellen bei vielen Kündigungen möglicherweise häufiger externe Vergleiche hinsichtlich ihrer Arbeitsbedingungen und ihrer Tariflöhne an. Bei Auflösungen von Arbeitsverhältnissen ist Anpassungsfähigkeit im HR-Management gefragt. Gelingt es Personalern, Mitarbeiterfluktuation für funktionale Veränderungen im Unternehmen zu nutzen, profitieren alle Kollegen.

Jeder Arbeitnehmer, der ein Unternehmen verlässt, hinterlässt Arbeitslast für das restliche Team. Neue Mitarbeiter bedeuten auch immer Kosten für den Arbeitgeber und mehr Aufwand für die betroffenen Mitarbeiter. Auch wenn ausscheidende Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber sofort durch neue Kräfte mit vergleichbarer Qualifizierung ersetzt werden, bringt die Einarbeitungszeit den gewöhnlichen Unternehmens-Workflow ins Schwanken. Eine hohe Fluktuationsrate ist in einigen Branchen wie der Gastronomie und der Land- und Forstwirtschaft normal. In anderen Bereichen jedoch stellt sie eine große Herausforderung dar. Je höher der Qualifikationsgrad für die neu zu besetzende Stelle, desto mehr Organisationslast kommt auf das restliche Team zu. Auf Ihre Mitarbeiter kommt bei hoher Fluktuation einiges an Mehraufwand zu:

• Neue Arbeitsstrukturen müssen etabliert werden. Wenn sich Arbeitnehmer verabschieden, verändern sich für das Team Schichten, Aufgabenbereiche und gegebenenfalls Urlaubszeiten.
• Jeder neue Mitarbeiter benötigt eine gewisse Einarbeitungszeit. Bleibt das Arbeitspensum gleich, müssen Kollegen härter anpacken, bis neu eingestellte Kräfte Abläufe verinnerlicht haben. Auch für die Einarbeitung selbst müssen erfahrene Kollegen sich Zeit nehmen.
• Wandern Experten mitsamt ihren Erfahrungswerten ab, müssen andere Mitarbeiter diese Wissenslücken füllen. Möglicherweise sind sogar Maßnahmen wie Fort- und Weiterbildungen für den betroffenen Bereich nötig, um Aufgaben in der Abteilung im Team weiterhin bewältigen zu können.
• Bei vielen Auflösungen von Arbeitsverhältnissen leidet auf Dauer der Teamzusammenhalt innerhalb eines Unternehmens. Ein Abschied im Büro in eng zusammenarbeitenden Teams ist belastend für alle Kollegen. Gleichzeitig verändern Neuzugänge die Gruppendynamik, sodass die Arbeit mehr oder eben weniger Freude bereitet.
• Müssen Stellen neu besetzt werden, können in einigen Fällen vorgegebene Jahresziele oder persönliche Ziele von Abteilungen und Angestellten nicht mehr erfüllt werden.

Die Mitarbeiterfluktuation stellt nicht nur HR-Experten, sondern auch Führungskräfte vor anspruchsvolle Herausforderungen. Führungskräfte können bei hoher Mitarbeiterfluktuation unter Druck geraden. Ist die Fluktuation in der Abteilung besonders hoch, kann es dazu führen, dass Zielvorgaben nicht eingehalten werden können. Das Verpassen vorgegener Ziele wiederum kann finanzielle Nachteile wie das Verpassen von Boni nach sich ziehen.

Darüber hinaus hinterlässt der langanhaltende Leerstand von Positionen einen nachhaltigen Eindruck, der sich auch auf die Wahrnehmung der Mitarbeiter auswirken kann. Mitarbeiter, die durch unbesetzte Stellen zusätzliche Arbeitslast tragen, neigen dazu, diese Herausforderung der Führungsebene zuzuschreiben, was die Notwendigkeit unterstreicht, effektive Maßnahmen zur Personalbindung und -rekrutierung zu implementieren. In diesem dynamischen Umfeld wird die Führungskraft nicht nur mit operativen Schwierigkeiten konfrontiert, sondern auch mit der strategischen Aufgabe, die eigene Reputation zu wahren und den Herausforderungen der Mitarbeiterfluktuation proaktiv zu begegnen.

Personaler streben eine möglichst niedrige Fluktuationsrate an. Warum eigentlich? Die Mitarbeiterfluktuation lässt meist Schlüsse auf die Arbeitsbedingungen zu. Erhöht sich die Rate von Kündigungen in bestimmten Arbeitsbereichen, ist das Management in diesen Bereichen möglicherweise ausbaufähig. Hohe Fluktuationsraten und eine Vielzahl neu zu besetzender Arbeitsplätze lassen nicht immer auf zu geringes Engagement oder mangelnde Zufriedenheit eines Mitarbeiters schließen. In manchen Fällen können die Ursachen auch darin liegen, dass von Seiten der Arbeitgeber nach mitdenkenden Köpfen, die zukunftsgerichtete Strategien für das Unternehmen entwickeln gesucht wird, um voran zu kommen. Mit Motivationsboosts können Sie neue Maßstäbe in Abteilungen mit hoher Mitarbeiterfluktuation setzen. Dazu bieten sich je nach Art der Fluktuation verschiedene Strategien an.

Die Themen Motivation und Engagement in Unternehmen ist vor allem für HR-Profis nicht neu. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation bedeutet für sie immer, Strategien zu überdenken und die verlorene Arbeitskraft ersetzen zu müssen. Freiwerdende Arbeitsplätze in hohen Positionen sind für Mitarbeiter Chancen, um eigene Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Wenn das Know-How eines Mitarbeiters verloren geht, können erfahrene Nachrücker ihr Wissen und Können einsetzen, um entstandene Leistungsdefizite im entsprechenden Bereich auszugleichen. Im HR-Management sind die Erfahrungswerte des Teams entscheidend, wenn die Mitarbeiterfluktuation steigt. Wenn Personaler die Abläufe im Unternehmen und die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Arbeitnehmer genau kennen, kann Personalfluktuation auch zur steten Verbesserung von Unternehmensstrukturen beitragen.

Die Mitarbeiterfluktuation hängt nicht immer davon ab, wie gut die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit sind. Auch bei exzellenter Mitarbeiteranbindung entstehen verschiedene Fluktuationsprozesse, die sich auf den Arbeitsalltag in Abteilungen auswirken. Gutes Personalmanagement erfordert deshalb nicht nur eine möglichst lückenlose Neubesetzung von Stellen. Externe Veränderungen bringen auch intern einige Veränderungen mit sich, die im HR-Management bewältigt werden müssen. Neben der unternehmensexternen Mitarbeiterfluktuation wirken sich auch interne Fluktuationsprozesse und die natürliche Fluktuation auf die Arbeit von Angestellten aus.

Natürliche Mitarbeiterfluktuation ist ein Thema, mit dem sich jede HR-Fachkraft mal mehr, mal weniger auseinandersetzen muss. Auch Top-Kräfte möchten früher oder später ihren Ruhestand genießen und ihren Arbeitsplatz an fähige Nachfolger weitergeben. Dieser Ruhestand kommt nicht "mal eben". Ein solches Ausscheiden eines Mitarbeiters ist planbar. Kümmern Sie sich daher schon früh um einen geeigneten Nachfolger, um die Einarbeitungszeit bzw. das Onboarding so reibungslos wie möglich zu gestalten und durch das Ausscheiden kein Know-How zu verlieren. Kommunizieren Sie schon früh unternehmensintern, dass eine Stelle frei wird und geben Sie Mitarbeitern die Chance, die frei zu werdende Stelle zu besetzen. Steigern Sie so die Motivation Ihrer Mitarbeiter, stets vorankommen zu wollen und belohnen Sie sie mit Wertschätzung und Möglichkeiten.

Ähnlich verhält sich der Umgang mit Stellen, die frei werden, weil Mitarbeiter in Erziehungsurlaub gehen, oder weil Arbeitsverträge auslaufen. Diese Austritte sind in der Regel planbar und geben der HR-Abteilung die Möglichkeit, rechtzeitig für einen Ersatz zu sorgen bzw. die Abteilung umzuorganisieren.

Als HR-Profi stehen Sie stets vor der Herausforderung, Teams umzugestalten und neu zu bilden. Eine effektive Handhabung der Mitarbeiterfluktuation ist essenziell, um Mitarbeiterbindung zu erhalten und das Vertrauen der Belegschaft zu stärken. Transparenz und rechtzeitige Kommunikation in der Führung der Mitarbeiter spielen dabei eine entscheidende Rolle. Diese folgenden Stichpunkte zeigen, wie eine proaktive Informationspolitik, die Förderung von Aufstiegschancen und eine klare Karriereplanung die Mitarbeiterbindung fördern und ein positives Umfeld schaffen können, selbst inmitten dynamischer personeller Veränderungen.

• Manchmal werden Teams plötzlich und manchmal mit langem Vorlauf aufgespalten und neu gebildet. Nehmen Sie Ihre Teams an die Hand, informieren Sie sie rechtzeitig über die bevorstehenden Veränderungen und stellen Sie sich als Ansprechpartner zur Verfügung. Müssen Kündigungen ausgesprochen werden, um diese Veränderung umzusetzen, oder bedarf es gar an neuen Angestellten? Kollegen und Mitarbeiter wünschen sich im Unternehmen Transparenz.  Je besser Ihnen diese Transparenz gelingt, desto mehr fühlen sich Ihre Mitarbeiter als Teil des Unternehmens.
• Werden Nachfolger unternehmensintern ausgebildet oder extern angeworben? Kommunizieren Sie frühzeitig, ob Sie womöglich eher einen externen neuen Arbeitnehmer suchen, der möglicherweise eine neue Sichtweise in die betroffene Abteilung bringt und lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht unnötig lange chancenlos darauf hoffen, die neue Stelle besetzen zu können.
• Welche Aufstiegschancen gibt es für Mitarbeiter, die lang im Unternehmen beschäftigt sind? Gibt es im betroffenen Bereich bzw. der betroffenen Abteilung nur flache Hierarchien, haben Ihre Mitarbeiter auch nur wenig Aufstiegschancen. Bleiben Sie stets ehrlich zu den Mitarbeitern und versprechen Sie ihnen nichts, nur um sie zu halten und die Fluktuation gering zu halten. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Unzufriedenheit aufgrund mangelnder Karrierechancen durch neue Verantwortungen auszugleichen. Bleiben Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern und erkennen Sie deren Bedürfnisse.

Mit transparenter und vor allem mitarbeiterfreundlicher Kommunikation schafft das HR-Management eine Vertrauensbasis, die essenziell für eine sichere Mitarbeiteranbindung ist. Natürliche Veränderungen im Personalbestand lassen sich zwar nicht vermeiden. Sie können von Mitarbeitern mit einfühlsamem Management aber als dynamische Triebfedern verstanden werden. Wenn eingespielte Teams neue Fachkräfte ausbilden und aufnehmen sollen, brauchen sie ein starkes Management als Anker. Konkurrenzdenken unter Kollegen bezüglich der natürlichen Nachfolge von Vorgesetzten kommt mit transparenter Karriereplanung für Ihre Mitarbeiter gar nicht erst auf.

Von Mitarbeitern initiierte Kündigungen können viele Gründe haben. Manchmal ziehen private Gründe Fachkräfte zu anderen Unternehmen. Zu anderen Gelegenheiten lassen sich Mitarbeiter von Top-Unternehmen abwerben. Veränderungen in der Fluktuationsrate geben Aufschluss über mögliche Gründe von Mitarbeiterfluktuation. In jedem Fall sorgen erhöhte Kündigungsraten für Unsicherheit unter Mitarbeitern und im Management. Das Gras auf der anderen Seite könnte ja vielleicht grüner sein? Wenn extern initiierte Mitarbeiterfluktuation zunimmt, suchen andere angestellte Mitarbeiter möglicherweise ebenso nach Gründen und Anreizen für einen Arbeitsplatzwechsel. Unternehmensexterne Mitarbeiterfluktuation ist für die Geschäftsführung nur schwer planbar. So ist in einzelnen Abteilungen während des Neueinstellungsprozesses manchmal besonderes Engagement gefragt. Müssen Arbeitszeiten oder HR-Prozesse kurzzeitig angepasst werden, ist das gesamte Management gefordert. Teamwork ist auch an dieser Stelle wichtig für produktive Abteilungen, die ihren Workflow auch bei bestehender Mitarbeiterfluktuation beibehalten möchten.

Werden lang oder auch kurz besetzte Stellen frei, müssen Mitarbeiter sich auf Veränderungen im Unternehmen einstellen. Neue Kollegen erfordern soziale Kompetenz und Teamgeist. Sie bringen aber auch jede Menge neuer Ideen und Inspirationen mit ins Unternehmen. Gerade im HR-Management können neue Perspektiven oder Arbeitsweisen eingefahrene Prozesse in Gang bringen. Frische Impulse kommen im dynamischen Management nicht nur von neu eingestellten Mitarbeitern, sondern auch aus dem eigenen Team. Auch durch interne Fluktuation können Unternehmen profitieren. Neue Mitarbeiter bringen für Kollegen immer einen Zuwachs an Wissen und ergänzen Unternehmen mit ihren eigenen Netzwerken. Mitarbeiterfluktuation ist also nicht zwingend ein negativ behafteter Begriff. Fluktuation ist nur ein Indikator für mehr unternehmerischen Spielraum.

Neue Impulse schön und gut. Um arbeitsfähig zu bleiben, müssen Arbeitgeber und Personalabteilungen jedoch auch bei hoher Mitarbeiterfluktuation Struktur bewahren. Werden Kompetenzen im Management aufgeteilt, kann die fehlende Arbeitsleistung durch Fluktuation bis zu einem gewissen Grad kompensiert werden. Experten im Team sollten ihre Kenntnisse und Fähigkeiten deshalb immer mit Kollegen teilen. Herausforderungen bei Personalmangel können Personaler so gelassen entgegenblicken. Erhöhte Fluktuationsraten sollten im Management stets als Hinweise dafür wahrgenommen werden, dass Prozesse möglicherweise optimiert werden müssen:

• Mit motivationsstärkenden Teambildungsmaßnahmen können neue Mitarbeiter sich leicht ins Team einfinden. Sogenannte Frühfluktuation innerhalb der ersten zwölf Monate nach einer Neuanstellung kommt meistens vor, wenn sich Mitarbeiter nicht zugehörig zum Team fühlen. Innerhalb von Teambildungsmaßnahmen entwickeln neue Kollegen ein Gefühl dafür, wie sie am besten zusammenarbeiten können.
• Top-Kräfte erwarten eine transparente Karriereplanung. Sind die Aufstiegschancen unklar oder herrscht innerhalb von Unternehmen Konkurrenzdenken, können andere Unternehmen leicht mit neuen Karrieremöglichkeiten punkten.
• Attraktive Arbeitsbedingungen sind das A und O für jede Einstellung. Mit übertariflicher Bezahlung, aktivem Teambuilding und geregelten Arbeitsprozessen bleiben freie Stellen nicht länger frei als von der Geschäftsführung geplant.
• In ein funktionierendes Team passen nur qualifizierte Fachkräfte mit Elan. Neue Mitarbeiter können das Management vom ersten Tag an bereichern oder zusätzliche Arbeit für Kollegen bedeuten. Hochqualitative Neuanstellungen bringen positiven Zuwachs für Ihre Personalplanung und verringern das Risiko, Prozesse durch Personalveränderungen zu entschleunigen.

Job Rotation, als gezielte Rotation von Mitarbeitern zwischen verschiedenen Positionen oder Aufgabenbereichen, stellt nicht nur eine praxisorientierte Maßnahme zur Förderung von Mitarbeitern dar, sondern erweist sich auch als wirksames Mittel gegen Fluktuation. Durch die Einführung von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen in neue Aufgabenbereiche entsteht zwar die Herausforderung, dass diesen möglicherweise die Erfahrung in den neuen Aufgaben fehlt. Dennoch zeigen Studien, dass Job Rotation dazu beiträgt, Mitarbeiter stärker an das Unternehmen zu binden. Die Vielfalt an Aufgaben vermittelt den Mitarbeitern das Gefühl, sich weiterzuentwickeln und vielseitig eingesetzt zu werden, was sich positiv auf ihre Bindung und Identifikation mit dem Unternehmen auswirkt.

Das Ab- und Zuwandern von Mitarbeitern kostet Unternehmen in erster Linie Zeit. Es entstehen aber auch monetäre Kosten, zum Beispiel für Rechtsstreits oder für Stellenanzeigen. Verlassen Leistungsträger im HR-Management das Unternehmen, müssen Kollegen aufwändige Recruiting Prozesse durchführen und gleichzeitig die Personalführung aufrecht erhalten. Auch niedrige Stellen lassen sich nicht immer sofort ersetzen, sodass kompetente Mitarbeiter zeitweise Aufgaben unter ihrem Kompetenzniveau übernehmen. Für einen reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen und volle Effizienz müssen HR-Manager deshalb flexibel und schnell auf hohe Mitarbeiterfluktuation reagieren. Wandert ein Kollege ab, können Sie im Trennungsgespräch mögliche Gründe erfahren und Unternehmensstrukturen anpassen.

Mitarbeiter kommen und gehen. Für Personaler ist die Fluktuationsrate ein wichtiger Indikator. Sie zeigt an, in welchen Abteilungen Anpassungsbedarf herrscht. Kompetente HR-Manager wissen solche Veränderungen zu nutzen, damit Prozesse im Unternehmen nicht ins Stocken geraten. Gleichzeitig bieten sich durch Fluktuation neue Aufstiegschancen und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Sie Mitarbeitern als HR-Experte zugänglich machen. Bleiben Sie angesichts von ungeplanten Veränderungen im Personalbestand also entspannt. Reagieren Unternehmen frühzeitig und konsequent auf Veränderungen in Fluktuationsraten, kann der Arbeitsaufwand trotz neuer Stellenbesetzung verringert werden statt sich zu erhöhen.